FICHAS TECNICAS

FORMATO DEVOLUCIONES

CONCEPTOS BASICOS

Conceptos Básicos

Logística de reversa: comprende las devoluciones, anulaciones, canjes y reutilización de embalajes. Es decir, abarca el complejo manejo de los productos que por diversos motivos son devueltos

El retorno al centro de Distribución, de los pedidos anulados y devoluciones de mercadería, por cambios de presentación, vencimientos u otros motivos, constituye toda una Operación Logística. 

Las devoluciones no deben  superan el 5% de las ventas. Estas se  consideran en la mayoría de los casos como un problema secundario debido a que solamente una pequeña fracción de los productos es devuelta. Por ello, es importante la optimización de los procesos con estrategias que ayudarán a disminuir estos indicadores.

Si los pedidos por algún motivo no pueden ser entregados, deben ser regresados al mismo centro de Distribución para ser enviados al día siguiente o en las fechas que se indiquen, evitando así perder la venta. Asimismo, dichas devoluciones seguirán un estricto control de calidad, en base a las especificaciones que se otorguen, para ingresarlas a inventario ó designarlas a Destrucción ó reproceso.

Para tener un control adecuado en el manejo de las devoluciones es importante el desarrollo de indicadores de gestión, porque gracias a estos se logrará una optimización en todos los procesos.

MANEJO DE DEVOLUCIONES.

Condiciones Generales

Al elaborar la nota contable que ampara la devolución se afecta automáticamente, tanto el inventario como la cuenta por pagar al proveedor.

La recolección oportuna de las devoluciones agiliza el nuevo trámite de nuevas órdenes de compra.

Se efectuaran en empaques excepto cuando se trate de averías o sobrantes al terminar una temporada o cuando el proveedor autoriza.

Los procesos logísticos están diseñados principalmente para un flujo unidireccional de productos, es decir, de proveedores a clientes, las devoluciones pueden tener un impacto importante en el costo logístico total. Para la Logística este es un tema que no debe ser subestimado. Para ello se deben  diseñar procesos con estándares en el manejo de las devoluciones lo que redunda en una minimización de los costos.

1.  Gestión de los retornos de los clientes:

 Seleccionar y clasificar los productos.

 Controlar administrativamente. 

·         Cantidades

·          Precios

·         Acondicionar los productos recuperables

·         Entrada de stock

·         Desecho: reciclar o destruir

2.  Circuito devoluciones industriales de  alimentación:

      Procedimiento y operativa:

       Vendedor

       Operador Logístico

       Cliente

       Delegación de ventas y logística

       Documento utilizado

       Central

3. Mercancía en perfecto estado.

      Cada devolución será anunciada al proveedor:

Llamada telefónica
Correo electrónico
Indicando:
El motivo
cantidad

4. Devolución de averías.

Las averías solo podrán devolverse cuando exista un acuerdo con el proveedor El proveedor acepta recoger y/o recibir los productos averiados.

Si las averías no son recogidas por el proveedor en las dos siguientes entregas de mercancía el comerciante las entregara a otro entidad  de beneficencia si son aprovechables en caso contrario serán desechas o destruidas.

5. Reposición de mercancías

Se denomina mercancía equivalente aquella idéntica o similar a la que fue comprada o fue objeto de reposición:

Mercancía Idéntica: es aquella igual en todos los aspectos y calidad, marca y prestigio comercial.

Mercancía Similar: es aquella que no es igual en todos los aspectos pero
presenta características próximas en especie y calidad

6. Reclamaciones sobre devoluciones

Copia del documento de devolución.

Copia del comprobante de pago documento en el que se indique el número de la nota, el código de concepto de la nota y su valor.

CAUSAS DE DEVOLUCIONES

CAUSALES DE DEVOLUCIÓN

POR EAN

Ean Desconocido Por Error En El Código De Barras
Articulo Con Doble Código  De  Barras
No se lee el Ean

No tiene Ean.

EMPAQUE  O  ENVALAJE

Incumplimiento en la elaboración de los  empaques

Empaque  ó peso no estándar.

Unidades de empaque diferentes a las matriculadas.
Incumplimiento en la elaboración de subempaques.
Mala calidad de subempaque ó presentación.
Condiciones de embalaje diferentes a las del pedido.
Stiker en los empaques no autorizados.

Fechas de vencimiento con stícker, sin la respectiva autorización de Invima.
Fechas de vencimiento enmendadas ó sobrepuestas.
Problemas de ruptura en empaques al vacío.

CONDICIONES DE LA MERCANCIA

Mala calidad.

Mercancía averiada.

Entrega de mercancía sin cumplir los parámetros de fechas de vencimiento.

Mercancía vencida o próxima a vencerse.

Entrega de mercancías sin cumplir los parámetros ó atributos solicitados en el pedido.

Mercancía vencida o próxima para vencerse.

Errores en el PLUC que identifica la mercancía

Descripción de la mercancía no coincide con descripción de los empaques.

La mercancía no cumple con los

La mercancía excede las cantidades solicitadas.

Mercancías que no cumplen con las medidas técnicas legales (pesas y medidas, rotulados, calidad, etc.

MARCACION DEL PRECIO DE VENTA

Mercancía sin marcar.

Mercancía mal marcada con el Tiquete y PLUC. diferente precio.

Etiqueta de precio no corresponda al evento.

PRESENTACION Y PROTECCION

Mercancía de diferentes tamaños.
Mercancía maltratada.
Sin identificación.
Mercancía arrugada.
Mercancía sin tag de seguridad.
Cuando las condiciones y/o del producto perjudiquen su manejo y/o transporte con otros productos.

OTRAS CAUSALES DE DEVOLUCION

Fin de temporada o eventos especiales.

Exceso de inventario o acuerdo para su recomposición.

Cambio de presentación en la unidad de venta.
Cambio de empaque.
Averías.
Mercancía descontinuada.
Mercancías para retrocesos.

La entrega no corresponde con el pedido.
Pedido vencido o cancelado.
Entrega anticipada a la fecha acordada por las partes.
Desconocimiento del proveedor del número de pedido.
Entrega sin factura original.
Factura enmendada.
Factura para otro destinatario o cliente.
Cuando varios pedidos se soporten en una sola factura.
Factura con mezcla de artículos de diferentes pedidos.
Factura con inconsistencias en el NIT, razón social, o que no cumpla con la legislación vigente en materia de facturación.
La entrega se pretende realizar en un día diferente al previamente programado.

Video: Manejo devoluciones al centro de distribución